Les USA font partie des destinations fréquentes des hommes d’affaires pour des rencontres professionnelles. Mais, les formalités d’entrée dans ce pays ne cessent de se complexifier et les voyageurs mal-informés risquent de se faire surprendre au dernier moment. Vous planifiez un voyage d’affaires aux pays de l’Oncle Sam ? Découvrez dans cet article les précautions à prendre pour réussir votre voyage.
Sommaire
Se conformer aux formalités d’entrée aux USA
Organiser un voyage d’affaires au pays de l’Oncle Sam est loin d’être une mince affaire. Avant son départ, le voyageur d’affaires est tenu de se conformer aux formalités du pays afin d’éviter les mauvaises surprises telles qu’une altercation avec le service d’immigration. Il faut donc vérifier la validité de votre passeport, effectuer la demande de l’ESTA et du Visa si cela est nécessaire.
Disposer d’un passeport valide
Comme pour la plupart des pays du monde, le passeport est un des documents exigés pour entrer aux États-Unis. Pour un voyage d’affaires, vous devez disposer d’un passeport biométrique valide ou d’un passeport individuel à lecture optique (appelé aussi Delphine) valide et émis avant le 26 octobre 2005. Notez que votre passeport devra être valide durant tout votre séjour sur le territoire américain. Pour cela, les passeports dont la validité expire dans les 6 prochains mois ne sont pas autorisés. Prenez donc le temps de vérifier la date d’expiration de la pièce bien avant votre départ. Ainsi vous serez certain d’embarquer en toute sérénité.
Remplir le formulaire de l’ESTA
Pour un voyage d’affaires aux États-Unis, l’autorisation ESTA (Electronic System for Travel Authorization) est aussi nécessaire.
Cette autorisation est un formulaire à remplir en ligne et surtout validé au moins 72 heures avant le départ. Ce document est le successeur de l’ancienne « feuille verte » et il peut être demandé par les Français ainsi que les ressortissants d’autres pays membres du VWP (Visa Waiver Program).
Appliqué depuis le 12 janvier 2009, l’ESTA est demandé aux voyageurs d’affaires qui prévoient un séjour de moins de 90 jours sur le sol américain. Pour l’obtenir, il est préférable de remplir le formulaire le plus tôt possible durant l’organisation du voyage. La demande d’ESTA pour les USA s’effectue sur France ESTA.
Demander le VISA
Pour obtenir votre visa, il est obligatoire depuis le 12 janvier 2012 de remplir un formulaire DS-160. Une fois que le formulaire est rempli, il faut solder tous les frais qui vous seront indiqués au consulat américain qui traite votre demande.
Il existe plusieurs types de Visas en fonction de l’activité menée par le voyageur (emploi, étude ou stage). Pour cela, il faut soumettre toutes les informations nécessaires au consulat américain afin d’avoir un visa (B-1 et B-2) qui s’adapte à votre statut professionnel. Sachez qu’une fois que votre visa est obtenu, sa durée de validité est de 10 ans. Si vous en disposez déjà, n’oubliez pas de vérifier s’il sera toujours valide durant tout votre séjour d’affaires aux États-Unis.
Payer un billet d’avion aller-retour
Vous disposez déjà de votre passeport, de l’ESTA ou du visa ? Vous pouvez à présent vous lancer dans la réservation du vol pour votre voyage d’affaires aux États-Unis. Toutefois, rappelez-vous que seuls les billets d’avion aller-retour sont préconisés. Votre billet aller-retour sera utilisé comme preuve pour votre prochaine sortie du territoire américain. Car, une fois sur place, vous n’aurez plus la possibilité de prolonger votre séjour. Si le billet est acquis, il faut impérativement l’ajouter à votre dossier de voyage. Pour trouver le meilleur tarif, et un bon rapport qualité/prix pour vos billets, vous pouvez utiliser les comparateurs de vol disponible en ligne.
Disposer d’une preuve de solvabilité
Pour les voyages d’affaires, les autorités américaines exigent également que le voyageur ait à sa disposition une preuve de solvabilité. Cette dernière peut être :
- Une carte de crédit ;
- Un chèque de voyage ;
- Divers autres justificatifs similaires.
Si vous pensez opter pour la carte de crédit, il faut impérativement qu’elle soit une carte bleue internationale (style Visa). Ainsi vous serez en mesure de payer quasiment partout. Toutefois, n’oubliez pas de prévenir votre banque de votre plan de voyage. Dans le cas contraire, elle risque d’assimiler vos dépenses à une tentative de fraude et de bloquer votre carte de crédit bancaire. Mais, si vous souhaitez utiliser un chèque de voyage (traveller’s cheques), il est conseillé de privilégier les petites coupures (20$ maximum).
Souscrire à une assurance voyage internationale
Même si l’assurance voyage n’est pas obligatoire, il est fortement recommandé aux voyageurs d’affaires de ne pas partir aux USA sans en être équipé. Sachez que dans le pays de l’Oncle Sam, l’assistance médicale peut revenir très chère. Une consultation chez un médecin généraliste peut avoisiner les 300$ dans certains cas. Il est donc avantageux de souscrire à une assurance voyage couvrant vos frais de santé. L’assurance voyage vous couvrira également contre d’autres événements qui pourraient vous empêcher de mener à bien votre séjour : accident, annulation de vol, perte de vos papiers d’identité… En prévision de votre départ en voyage d’affaires aux États-Unis, vous pouvez utiliser les comparateurs en ligne pour retrouver une assurance voyage.
Effectuer les réservations nécessaires
Toujours dans le cadre de la préparation du voyage, la question du transport et du logement mérite une attention particulière. En effet, pour réussir votre séjour d’affaires sur le sol américain, il est conseillé d’effectuer les réservations avant votre départ.
Le transport
Le logement
Pour ce qui est du logement aux États-Unis, la meilleure option pour un voyageur d’affaires est la réservation d’hôtel. Mais, en raison des demandes, les prix des réservations ne cessent d’augmenter. Pour cela, il est préférable de réserver le plus tôt possible. Toutefois, pour profiter de votre séjour d’affaire en toute sérénité, ne vous précipitez pas sur les offres. Avant toute réservation, comparez les offres de plusieurs hôtels afin de choisir celui qui propose des formules adaptées à votre type de séjour. Certains voyageurs d’affaires trouvent par exemple la formule « soirée étape » très avantageuse, car elle inclut le dîner, le petit déjeuner et le logement. Par ailleurs, si vos activités se concentrent dans une ville donnée, il serait mieux de réserver un hôtel qui se trouve à proximité afin de réduire les coûts de transport.
Préparer les bagages avant le départ
Votre dossier de voyage est conforme aux exigences et vous avez presque terminé les réservations nécessaires, vous êtes enfin prêt pour votre voyage d’affaires. Toutefois, il y a une dernière étape qu’il ne faut pas négliger : la préparation des bagages. Lorsque vous préparez un voyage d’affaires aux États-Unis, il est important de prendre des précautions dans la préparation de votre valise. Les autorités américaines sont très vigilantes en ce qui concerne les bagages. Pour éviter tout désagrément au moment de l’embarquement, il faut prendre en compte certains critères lorsque vous préparez votre bagage à main ainsi que vos bagages en soute.
Bagage à main
Qu’il s’agisse d’une valise ou d’un sac, votre bagage à main doit avoir au maximum :
- Une hauteur de 25 cm ;
- Une largeur de 45 cm ;
- Une longueur de 56 cm.
Toutefois, vous pouvez avoir en votre possession un ordinateur portable, un petit sac pour votre appareil photo ou d’autres petits accessoires. Mais, tout objet pouvant servir d’arme doit être placé dans les bagages en soute.
Bagage en soute
Si vous disposez d’une valise à mettre en soute, sachez qu’elle ne doit pas dépasser la taille maximale de 158 cm. Par ailleurs, elle ne doit pas peser plus que 23 kg. Lorsque ces instructions ne sont pas respectées, vous serez obligé de payer des frais supplémentaires pour que votre bagage soit embarqué. Notez également que vous devez inscrire des informations utiles (le nom, l’adresse permanente et celle de la destination, les coordonnées téléphoniques et l’adresse e-mail) sur chaque bagage afin de faciliter l’identification.
Que retenir ? Pour préparer un voyage d’affaires aux États-Unis il faut commencer par vérifier la conformité aux formalités nécessaires : le passeport, l’ESTA et le visa. Il est également primordial de payer un billet d’avion aller-retour et de souscrire à une assurance de voyage. Une fois ces étapes franchies, l’on peut passer aux réservations et à la préparation des bagages. Même s’il n’est pas possible de tout prévoir, vous pouvez garantir un séjour plus ou moins parfait en prenant les précautions nécessaires pour préparer votre voyage d’affaires.
